Servicios para la administración universitaria

Asesoramiento

Tal y como indica el Reglamento del Archivo Universitario , entre las funciones de este se encuentra la de asesorar a la Administración Universitaria en todo lo concerniente a la organización y tratamiento técnico de la documentación producida y recibida por los diferentes centros, departamentos y servicios.

Para cualquier consulta en este sentido, puede utilizarse cualquier medio de contacto con el Archivo.

Recomendaciones para la organización de archivos de oficina

SIGDA

La finalidad última del Archivo en este terreno es el establecimiento de un Sistema Integral de Gestion de la Documentación Administrativa ( SIGDA ), que establezca con claridad la tipología de las series documentales producidas por la UGR y su calendario de conservación y eliminación, así como las relaciones entre los distintos puntos que forman el Sistema Archivístico.

Remisión de documentación al archivo

Cuando un centro o servicio está interesado en remitir documentación al Archivo, el primer paso a seguir es establecer contacto con el Archivo, donde se le indicará la fecha en que esta puede realizarse (siempre en las temporadas de primavera y otoño), y la forma en que dicha operación tiene que producirse.

La documentación deberá ir acompañada de la correspondiente HOJA DE REMISIÓN, que puede descargarse en el botón inferior, junto con las instrucciones para su correcta cumplimentación. El Archivo no aceptará ninguna remisión que no incluya una hoja de remisión correctamente cumplimentada, donde se indique convenientemente el carácter y la cantidad de de la documentación transferida.

Descarga de la hoja de remisión de la documentación

Instrucciones para la cumplimentación de la hoja de remisión

Instrucciones para la remisión de documentación al Archivo

Eliminación de documentación

Cuando un centro o servicio pretenda eliminar documentación, siempre que se trate de DUPLICADOS O DOCUMENTACIÓN INFORMATIVA, se pondrá en conocimiento del Archivo, y, siempre PREVIA CONFORMIDAD POR PARTE DEL MISMO, se procederá a cumplimentar el siguiente formulario, de forma que pueda procederse a la recogida y eliminación de la misma de forma segura.

Descarga de la hoja para la eliminación de la documentación