Para su mejor conocimiento, se ha realizado una descripción a nivel de fondo según la norma ISAD(G)
A lo largo de su historia, los fondos del Archivo de la Universidad de Granada han sido descritos en seis inventarios antiguos del archivo , el primero de los cuales, que data de 1599 y se mandó redactar por orden del Rector D. Gerónimo de Montoya, se conserva en el Archivo Universitario (L-1449), al igual que el realizado en 1673 (L-1419, incluido en el 7º Libro de Actas de Claustro). Los cuatro restantes se encuentran en el Archivo de la Real Chancillería de Granada (L- 511-2257-12), y corresponden al periodo 1669-1778. Resultan de utilidad para conocer las pérdidas ocurridas en el fondo a lo largo de su historia, y situarlas en el tiempo.
Los inventarios en papel, todavía utilizados c omo instrumento de trabajo en el Archivo, fueron comenzados en los años 50, por un miembro del Cuerpo de Archiveros, y consisten, para la parte histórica, en un Inventario de Legajos y otro de Libros, ambos muy someros. Ambos están ordenados topográficamente, y consignan: el nº de legajo, el "asunto" de que trata el mismo, y las fechas tope de la documentación que contiene. También se cuenta con otro inventario en fichas , dividido en diferentes secciones con sus series correspondientes, pendiente de revisión.
Actualmente, la descripción se realiza en formato electrónico, siguendo la norma ISAD(G), y se mantienen bases de datos para unidades documentales (libros, expedientes o documentos sueltos), unidades de almacenamiento (cajas), e imágenes. Los registros producidos en las mismas superan ya el número de 16.000. Dicha descripción podrá ser, en un futuro, accesible a través de la red para la parte histórica de los fondos.
Se ha elaborado también un Inventario de los Libros de Actas de Claustros y Grados existentes en el Archivo, como serie fundamental del mismo para el estudio de la Universidad, instrumento que será posteriormente adaptado a la normativa de descripción ISAD(G).
El Índice onomástico , de la misma época, consiste en un fichero ordenado alfabéticamente. Abarca la práctica totalidad de los expedientes personales, y recoge los siguientes datos: nombre, tipo de expediente (bachiller, grado, facultad...), lugar de nacimiento, y fechas tope del expediente. Dicho fichero se continúa en las bases de datos, estando pendiente la conversión retrospectiva del material a soporte informático.
Contínuamente se trabaja en la reinventariación de la totalidad del fondo, comenzando por la serie mas claramente definida, la de los expedientes académicos personales, que comienza en el legajo número 1. La base que recoge los resultados de esta reinventariación, junto con la descripción de los ingresos corrientes, alcanza ya mas de 60.000 registros.
Para la parte Administrativa , se cuenta con tres inventarios que tienen como soporte las fichas. El primero data de las mismas fechas que el de la parte histórica, y está ordenado alfabéticamente por asuntos o materias, según un criterio discutible. Los otros dos se elaboraron mas recientemente sobre los últimos ingresos, uno ordenado según secciones y otro topográficamente. Por otra parte, las Hojas de Remisión y las Relaciones de documentos enviados al Archivo son utilizadas también para la localización de los documentos, en aquellas partidas que ingresaron de manera regular.
Los registros procedentes de la reinventariación del Fondo de la Universidad se han ido almacenando en una base de datos, gestionada por KNOSYS, que alcanza en estos momentos unos 17.000 elementos.
También se ha elaborado, con carácter todavía provisional, el cuadro de clasificación para este fondo, de acuerdo con las directrices extraidas de las reuniones de la Conferencia de Archiveros de Universidades, la experiencia de otros compañeros y la nuestra propia, adecuándose a un enfoque funcional, dado el carácter cambiante de los organigramas de los distintos servicios universitarios, para asegurar su permanencia en el tiempo.
También se ha confeccionado un cuadro de clasificación, separado del anterior, para la Sección de Primera y de Segunda Enseñanza , dado el carácter específico y cerrado de esta documentación. Recientemente, también se ha elaborado el cuadro correspondiente al Hospital Clínico Universitario de Granada .